Au départ une bonne idée : réduire les frais généraux et commencer par mieux gérer les notes de frais. Des procédures et des contraintes. Au final : un résultat sur la motivation des personnes… qui démontre l’importance de quelques euros et d’un principe : la liberté et la confiance !!!
Un constat : 5% d’abrutis truandent les notes de frais. Je ne sais pas si c’est le chiffre, mais en regardant bien faire les collègues, rares sont ceux qui « gonflent » les notes de frais de façon outrancièrement abusives au point de pénaliser une gestion d’entreprise.
Mais en cette période de crise, un besoin : mieux gérer les frais, ce qui veut dire les réduire. Alors, les collaborateurs voient défiler des mails et des procédures de notes de frais. Dans l’absolu pourquoi pas ? En effet, une vraie politique uniforme et claire pour tous permettra sans doute d’économiser ou d’optimiser des dépenses. Mais bon… il ne faut pas tomber dans les excès suivants…
Par exemple : en région, vous disposez de 20 euros pour diner au restaurant. Mais si vous restez dans votre chambre d’hôtel alors ces 20 euros sont réduits à 12… en vertu de quoi ??? On ne sait pas… Mais si on veut un gentil plat de traiteur, avec un dessert et une boisson… Nous allons dépasser ce forfait de 12 euros. Or certaines, dont je fais partie, détestent les repas seule au restau… Vous savez le plan glauque ou dans le meilleur des cas vous lisez à votre table et dans le pire, vous subissez les yeux lourds de drague du commercial de base… loin de sa base familiale !!! Vous voyez le genre… Et bien si vous voulez éviter ce plan, il vous en coutera le dépassement de forfait… ou la bouffe de base d’un Monop’ daily !!!
Autre exemple… Aucune compensation entre les postes « Hôtellerie » et « Restauration »… Cela veut dire quoi ? Vous avez le droit à 90 euros d’hôtel (nuitée) et 20 de diner (à condition d’être au restau)… mais vous ne pouvez pas avoir un hôtel à 95 et un diner à 15… ni l’inverse… Or parfois, dans certaines villes, je préfère un hôtel un peu mieux placé, plus central, plus classe… et limiter le diner… ou diner chez des amis… ben non… le forfait, c’est le forfait, et la compensation, tu oublies !!! Y compris si tu dines pour 12 euros dans ta chambre, tu ne peux pas avoir un hôtel à 98 !
Troisième exemple, un client, me donne un forfait « déjeuner » de 12 euros TTC dans Paris… En m’imposant de déjeuner avec mes participants dans des restaus choisis par son service logistique. Dans ces restaus, le plat unique de base et à 15 euros (Quartier du Sentier)… Donc au départ 3 euros de dépassement pour moi, plus le café, plus le dessert, plus l’eau à bulles… Et j’ai oublié de vous dire que ce client m’a appelé au Secours pour sauver une session sur laquelle un confrère s’était désisté… Et vous croyez qu’il a accepté le dépassement des euros du déjeuner du fait du sauvetage ??? Néni ! Je n’ai pas donné suite aux autres demandes d’intervention pour son compte.
En quatre, le problème du parking au RER… Oh, là, là, quel sujet, le parking ! Habitant la banlieue parisienne, je me déplace en RER. Mais lors de déplacements en région, je laisse ma voiture dans un parking VINCI pour d’une part transporter ma valise plus facilement et d’autre part rentrer plus vite chez moi le vendredi soir… à pas d’heures ! Le tarif pour 3 jours dans ma ville est de 14 euros (les 3 jours !!!). Et bien le parking n’est pas prévu dans les grilles de remboursement de frais… donc si je rentre à 22h00 le vendredi… je peux marcher 30 minutes pour rentrer chez moi !!! Parce que le taxi pour retour tardif n’est pas non plus remboursé… sauf accord exceptionnel ! Grrr !
Dernier exemple… les billets de train. Certes, nous nous déplaçons en seconde… mais parfois le prix de la première est inférieur au prix de la seconde ! Je me suis vue refuser le remboursement du billet au motif que je voyageais en première. Il m’a fallu faire une copie d’écran d’un billet similaire, aux conditions similaires pour obtenir gain de cause… Perte de temps, justification, agacement réciproque…
Bref, certes il est légitime de limiter les abus, et de courser ceux qui profitent des déplacements pour récupérer le beurre des épinards… Mais ne faites pas, chers clients, d’une politique légitime de gestion des frais une stratégie de démotivation des consultants. Car le résultat est là : l’envie d’aller animer en province et inversement proportionnelle à la dose de contraintes et d’emmerdements subie. Chers clients, voici donc quelques recommandations…
Donnez-nous un forfait nuitée, compensable avec le forfait restauration. Permettez-nous de mettre nos voitures au parking 3 jours sans rechigner… Facilitez-nous le déplacement dans les meilleures conditions en 1ere ou en 2nde (avec copie des billets de même tarif)… Et vous aurez des consultants motivés pour se déplacer à travers la France ou faire des sauvetages… La confiance que vous nous accorderez sera vite récompensée par notre énergie et notre motivation.Car comme le dit le proverbe, « si vous ne payez pas les gens pour ce qu’ils font, ils feront ce pour quoi ils sont payés. » Et au final, c’est loin d’être +/+ !!!
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